Exact Online

9 juli 2017

Naast mijn werkzaamheden als assistent-accountant houd ik me graag bezig met het optimaliseren van het automatiseren van financiële bedrijfsprocessen.

Exact Online

In de praktijk

Eén van onze klanten wilde graag zijn administratie zoveel als mogelijk geautomatiseerd hebben. De administratie werd geboekt in Exact Globe. De inkoop- en verkoopfacturen werden ingeboekt in de administratie en de administratrice ging met de factuur naar degene die de factuur moest goedkeuren voor betaling. De facturen gingen daarna in de klapper “nog te betalen” en de te betalen facturen werden handmatig betaald middels internetbankieren.

De bankafschriften werden handmatig in de administratie ingeboekt. Als een factuur betaald werd ging hij van de klapper “nog te betalen” naar de klapper “betaald”.

Wellicht komt bovenstaand proces ook bekend voor bij u. Ik heb nieuws voor u: deze manier van het voeren van de administratie is achterhaald. We maken binnen CONTOUR gebruik van een aantal softwarepakketten welke de financiële bedrijfsprocessen optimaliseren.

Wat te doen

Als eerste heb ik een conversie gemaakt van de administratie van Exact Globe naar Exact Online. Alle relevante data uit Exact Globe werden in één dag middels een conversietool overgezet naar de Cloud-omgeving. Bijkomend voordeel van de overstap naar cloud-oplossing zijn:

  • vaste maandelijkse abonnementsprijzen,
  • nooit meer back-ups maken,
  • geen investering in dure hardware;
  • je kunt op elk device met internet de administratie bekijken (zelfs op het strand tijdens je welverdiende vakantie).

Vervolgens richtte ik de administratie naar wens van de klant in en maakte ik tevens een bankkoppeling tussen de administratie en de bank, waardoor het niet meer nodig is om bankmutaties handmatig in te boeken.

Daarna heb ik de online administratie gekoppeld aan Basecone. Basecone is onze leverancier voor het digitaal verwerken van facturen en het vormen van een digitaal archief. Het gebruik maken van Basecone heeft een aantal voordelen. De belangrijkste staan hieronder genoemd.

  • Gemakkelijker debiteuren en crediteuren aanmaken,
  • Sneller boeken door herkenning gegevens op factuur. Controleren in plaats van invoeren,
  • Online archief waar gemakkelijk in gezocht kan worden,
  • De facturen zijn rechtstreeks in Exact Online op te vragen,
  • Ingebouwde autorisatiefunctie (ook via een app),
  • Gemakkelijk facturen aanleveren via mail of app.

Conclusie

Met Basecone is het niet meer nodig om fysiek met de factuur naar degene toe te lopen die de factuur moet autoriseren. De autorisator krijgt een mailtje als hij een factuur moet goedkeuren. Het proces van accorderen is hierdoor geheel geautomatiseerd. Het is ook niet meer nodig om een klapper “nog te betalen facturen” en “facturen betaald” bij te houden. Via de bankkoppeling worden facturen die zijn geautoriseerd op de vervaldatum van de factuur te betaald. Wederom volledig geautomatiseerd. Kortom meer doen in minder tijd.

Heb ik u getriggerd met deze blog? Ik kom graag een keer langs voor een kop koffie en bespreken we de mogelijkheden om uw financiële bedrijfsprocessen te optimaliseren.


Naar het blog